Terjemahan Dokumen Beasiswa Luar Negeri: AAS, Fulbright, Chevening, dan Lainnya

Mulai dari checklist program, bukan asumsi

Beasiswa dapat meminta dokumen pada beberapa tahap: aplikasi awal, seleksi administrasi, wawancara, penempatan universitas, atau visa. Satu program dapat menerima dokumen asli berbahasa Indonesia pada tahap awal tetapi meminta terjemahan Inggris yang disertifikasi setelah kandidat lolos.

Simpan tautan dan versi checklist yang Anda gunakan. Nama dokumen, tahap pengajuan, penerima, bahasa, cara sertifikasi, dan tenggat harus dicatat sebelum memesan terjemahan.

• Nama program dan intake
• Tahap pengajuan saat ini
• Universitas atau lembaga penerima
• Bahasa yang diterima
• Jenis sertifikasi atau sworn translation
• Aturan unggah, amplop tersegel, atau pengiriman langsung

Kelompok dokumen yang sering muncul

Dokumen akademik biasanya meliputi ijazah, transkrip, SKL, rapor, sertifikat, dan keterangan skala nilai. Dokumen identitas dapat mencakup paspor, KTP, akta lahir, dan KK. Dokumen keuangan dapat berupa rekening koran, surat sponsor, slip gaji, SPT, atau bukti beasiswa.

Surat referensi, surat kerja, sertifikat bahasa, CV, study objective, dan personal statement sering memiliki aturan bahasa sendiri. Tidak semua teks tersebut harus diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah; ikuti instruksi penerima dan jangan mengubah substansi dokumen.

• Ijazah, transkrip, SKL, dan rapor
• Akta lahir, KTP, KK, dan paspor
• Rekening koran, SPT, slip gaji, dan surat sponsor
• Surat referensi dan surat kerja
• Sertifikat bahasa dan sertifikat pendukung
• CV, study plan, dan pernyataan tujuan

Australia Awards (AAS): terjemahan dapat bergantung tahap

Australia Awards Indonesia mencantumkan ijazah dan transkrip pendidikan tinggi sebagai dokumen penting yang harus resmi atau tersertifikasi. Tabel dokumen AAS Indonesia tidak menjadikan semua dokumen tersebut wajib berbahasa Inggris pada unggahan awal, sedangkan panduan aplikasi menjelaskan bahwa terjemahan Inggris resmi dapat diminta ketika pelamar terpilih untuk wawancara.

Karena aturan intake dapat berubah, artikel ini tidak menyatakan bahwa setiap pelamar AAS harus langsung memesan terjemahan. Kirim checklist intake dan dokumen yang dimiliki agar dapat dibedakan antara salinan tersertifikasi, terjemahan, dan dokumen yang baru diminta pada tahap berikutnya.

• Ijazah dan transkrip yang sudah disertifikasi
• Akta lahir dan KTP
• CV dan hasil tes bahasa Inggris
• Dokumen kategori sasaran bila relevan
• Terjemahan resmi bila diminta pada tahap seleksi

Fulbright melalui AMINEF: dokumen akademik Inggris lebih tegas

AMINEF meminta dokumen aplikasi dalam bahasa Inggris untuk program Fulbright Indonesia. Untuk ijazah dan transkrip, persyaratan program menyebutkan salinan yang dilegalisasi dalam bahasa asli dan terjemahan Inggris. FAQ AMINEF juga menjelaskan bahwa dokumen non-Inggris harus diterjemahkan dan disertifikasi; terjemahan pribadi tidak diterima.

Minta pemeriksaan apakah dokumen perlu disahkan oleh institusi penerbit, notaris, pusat bahasa, atau penerjemah profesional. Terjemahan tidak menggantikan legalisasi akademik dan tidak membuktikan keaslian ijazah.

• Ijazah dan transkrip bahasa asli
• Terjemahan Inggris yang dapat diverifikasi
• Pengesahan atau legalisasi sesuai instruksi AMINEF
• Tiga surat referensi
• CV, identitas, dan hasil tes bahasa

Chevening: jangan menerjemahkan sebelum tahu tahapnya

Chevening menyatakan bahwa dokumen tidak perlu diunggah untuk mengirim aplikasi awal. Kandidat yang maju ke wawancara kemudian diminta mengunggah ijazah resmi; Chevening menyebut ijazah tersebut tidak perlu diterjemahkan ke bahasa Inggris. Transkrip juga tidak diwajibkan oleh Chevening, tetapi universitas Inggris yang dituju dapat mempunyai persyaratan terjemahan sendiri.

Surat referensi memiliki aturan berbeda: bila ditulis bukan dalam bahasa Inggris, surat asli harus disertai terjemahan Inggris yang dinotariskan. Pisahkan persyaratan Chevening dari persyaratan universitas agar tidak membayar pekerjaan yang belum diperlukan.

• Aplikasi awal tanpa unggahan dokumen
• Ijazah resmi pada tahap wawancara
• Referensi Inggris atau terjemahan Inggris yang dinotariskan
• Transkrip mengikuti aturan universitas bila diminta
• Checklist universitas sebagai dokumen pembanding

Jalur WHV/SDUWHV dibahas di artikel khusus

SDUWHV bukan beasiswa, melainkan surat dukungan Indonesia untuk Work and Holiday Visa Australia. Proses dukungan, ballot, checklist visa, dan waktu terjemahan berbeda dari beasiswa, sehingga panduan lengkapnya dipisahkan dari artikel AAS, Fulbright, dan Chevening.

Untuk istilah SDUWHV, WHV Australia, subclass 462, ballot, dan persiapan terjemahan, gunakan panduan khusus Work and Holiday Visa. Artikel pilar ini hanya menjadi peta untuk program beasiswa studi.

• Baca panduan SDUWHV dan Work and Holiday Visa
• Kembali ke artikel ini untuk program beasiswa studi

LPDP, Erasmus+, MEXT, DAAD, dan Commonwealth

Program besar lain dapat mempunyai pola yang sama tetapi tidak boleh diasumsikan identik. LPDP dapat melibatkan dokumen akademik, surat penerimaan, sertifikat bahasa, dan komitmen; Erasmus+ atau universitas Eropa dapat meminta format legalisasi dan bahasa yang berbeda; MEXT mempunyai jalur serta formulir yang bergantung jenjang; DAAD dan Uni-Assist sudah memiliki pemeriksaan khusus untuk studi Jerman.

Gunakan artikel ini sebagai peta awal, lalu buka halaman resmi program, universitas, atau kedutaan untuk checklist intake terbaru. Program dengan persyaratan yang benar-benar berbeda sebaiknya dibaca pada panduan khususnya.

• LPDP
• Erasmus+ dan universitas Eropa
• MEXT dan program Jepang
• DAAD, Uni-Assist, dan APS
• Commonwealth dan program pemerintah lain

Sworn translation, certified translation, dan dokumen asli

Istilah certified, notarised, legalised, official, sworn, dan certified true copy tidak selalu berarti hal yang sama. Terjemahan tersumpah memindahkan isi dokumen; legalisasi atau apostille mengesahkan tanda tangan atau kewenangan tertentu; certified true copy menyatakan salinan sesuai dengan dokumen yang dilihat oleh pejabat yang berwenang.

Penerjemah tidak boleh mengubah nama, angka, nilai, gelar, atau tanggal agar tampak lebih sesuai. Bila terdapat perbedaan identitas, kirim dokumen pembanding dan minta arahan penerima sebelum terjemahan disahkan.

Urutan kerja yang aman sebelum tenggat beasiswa

Pertama, unduh checklist resmi dan tandai tahap pengajuan. Kedua, kumpulkan file asli yang lengkap. Ketiga, tanyakan kepada penerima apakah mereka meminta terjemahan, salinan tersertifikasi, pengesahan institusi, atau pengiriman langsung. Keempat, kirim file dan checklist untuk pemeriksaan ruang lingkup.

Jangan menunggu hasil seleksi untuk menyiapkan dokumen yang pasti dibutuhkan. Namun, jangan pula membayar terjemahan seluruh paket bila program secara tegas menyatakan dokumen asli cukup pada tahap tersebut.

• Simpan checklist dan tanggal akses
• Pisahkan file asli dan terjemahan
• Jaga ejaan nama sesuai dokumen sumber
• Berikan tenggat unggah atau wawancara
• Sisakan waktu untuk koreksi dan pengiriman