Terjemahan Ijazah S1, S2, SMA, dan Transkrip untuk Luar Negeri

Mulai dari daftar dokumen yang diminta penerima

Universitas, lembaga beasiswa, pemberi kerja, evaluator kredensial, kedutaan, dan otoritas penyetaraan dapat meminta kombinasi dokumen berbeda. Kata diploma dalam petunjuk berbahasa Inggris juga dapat berarti ijazah, bukan jenjang diploma Indonesia. Karena itu, jangan menentukan paket hanya dari istilah umum pada situs atau pengalaman pemohon lain.

Periksa apakah penerima meminta ijazah, transkrip, rapor, Surat Keterangan Lulus, Surat Keterangan Pendamping Ijazah, sertifikat profesi, silabus, atau dokumen yang dikirim langsung oleh institusi. Catat pula bahasa, format salinan, kebutuhan amplop tersegel, pengiriman elektronik, terjemahan tersumpah, serta tenggat setiap tahap.

• Nama kampus, lembaga, perusahaan, atau instansi penerima
• Jenjang dan program studi yang diajukan
• Daftar dokumen serta jumlah salinan
• Bahasa dan jenis terjemahan yang diterima
• Aturan pengiriman langsung atau amplop tersegel
• Kebutuhan apostille, legalisasi, atau evaluasi kredensial

Ijazah, transkrip, SKL, SKPI, dan sertifikat bukan dokumen yang sama

Peraturan pendidikan tinggi mendefinisikan ijazah sebagai dokumen bagi lulusan pendidikan akademik atau vokasi sebagai pengakuan atas prestasi belajar dan/atau penyelesaian program studi. Transkrip Nilai memuat nilai mata kuliah kumulatif yang telah ditempuh selama pendidikan. Fungsi keduanya saling melengkapi: ijazah menunjukkan kelulusan, sedangkan transkrip menjelaskan rekam akademik.

Surat Keterangan Lulus biasanya diterbitkan sebagai keterangan kelulusan sebelum atau sebagai pendamping ijazah sesuai kebijakan institusi. Surat Keterangan Pendamping Ijazah menjelaskan capaian pembelajaran atau kualifikasi tambahan, sedangkan sertifikat kompetensi dan sertifikat profesi memiliki fungsi pengakuan kompetensi atau praktik profesi. Penerjemahan harus mengikuti judul serta isi sebenarnya dan tidak menyatukan beberapa dokumen menjadi satu istilah.

• Ijazah SMA/SMK atau sederajat
• Ijazah Diploma, Sarjana/S1, Magister/S2, Doktor/S3
• Transkrip Nilai atau Transkrip Akademik
• Surat Keterangan Lulus
• Surat Keterangan Pendamping Ijazah
• Sertifikat kompetensi, profesi, atau akademik

Mengapa semua jenjang dibahas dalam satu panduan?

Data permintaan internal menunjukkan Ijazah S1/S2, Ijazah dan Transkrip, serta Ijazah SMA sama-sama memiliki permintaan tinggi. Semuanya ditempatkan dalam satu artikel pilar karena persoalan utama calon klien serupa: memilih dokumen, menjaga identitas, menerjemahkan gelar dan nilai, serta mengikuti cara pengiriman penerima.

Penggabungan topik tidak berarti semua dokumen dianggap sama. Nama asli setiap berkas tetap dicatat dalam pemeriksaan dan estimasi. Artikel khusus hanya perlu dibuat bila ada kebutuhan yang benar-benar berbeda, misalnya rapor untuk pindah sekolah atau penyetaraan ijazah luar negeri, agar halaman tidak saling berebut kata kunci yang sama.

Keperluan yang sering membutuhkan dokumen akademik

Terjemahan ijazah dan transkrip dapat menjadi bagian dari pendaftaran pendidikan, beasiswa, pekerjaan, lisensi profesi, visa, atau proses penyetaraan. Namun, tujuan yang sama tidak selalu menggunakan paket yang sama. Pendaftaran studi dapat meminta transkrip lengkap, sementara pemberi kerja mungkin hanya meminta ijazah dan verifikasi kelulusan.

Gunakan daftar berikut sebagai orientasi, bukan checklist universal. Persyaratan tertulis penerima tetap menjadi acuan utama.

• Pendaftaran kampus dan program pertukaran
• Beasiswa dan pendanaan studi
• Visa pelajar, kerja, atau imigrasi
• Lamaran kerja dan pemeriksaan latar belakang
• Lisensi profesi atau keanggotaan profesional
• Evaluasi atau penyetaraan kredensial pendidikan

Kapan memerlukan terjemahan tersumpah?

Terjemahan tersumpah diperlukan bila penerima meminta sworn translation, certified translation oleh penerjemah resmi, atau bentuk lain yang menuntut pernyataan dan identitas penerjemah. Bila kampus menerbitkan ijazah atau transkrip resmi dalam dua bahasa, penerima mungkin menerimanya tanpa terjemahan tambahan—tetapi keputusan tersebut hanya dapat diberikan oleh penerima.

Jangan menganggap dokumen berbahasa Inggris otomatis cukup. Sebagian penerima meminta seluruh cap, halaman belakang, keterangan nilai, atau lampiran dalam bahasa yang mereka tentukan. Sebaliknya, jangan memesan terjemahan tersumpah bila petunjuk menyatakan dokumen harus diterjemahkan dan dikirim langsung oleh institusi penerbit.

Checklist berkas sebelum meminta estimasi

Kirim scan berwarna yang utuh dan mudah dibaca. Ijazah dapat memiliki informasi di halaman belakang, sedangkan transkrip sering terdiri dari beberapa halaman dengan tabel padat. Sertakan semua halaman dalam urutan yang benar dan jangan memotong cap, tanda tangan, nomor ijazah, QR, keterangan skala nilai, atau catatan pengesahan.

Jika satu paket mencakup beberapa jenjang, pisahkan berkas berdasarkan institusi dan jenjang. Beri tahu dokumen mana yang wajib diterjemahkan dan mana yang hanya dikirim sebagai pembanding.

• Ijazah atau SKL yang akan digunakan
• Seluruh halaman transkrip dan keterangan skala nilai
• Paspor sebagai pembanding ejaan nama
• Petunjuk penerima atau tautan persyaratan
• Negara, bahasa, dan tujuan penggunaan
• Tenggat serta kebutuhan softcopy/hardcopy
• Aturan amplop, salinan, apostille, atau pengiriman langsung

Nama, institusi, program studi, dan gelar harus konsisten

Periksa nama pemilik, tempat dan tanggal lahir bila tercantum, nama perguruan tinggi atau sekolah, fakultas, program studi, jenjang, gelar, nomor dokumen, tanggal kelulusan, dan tanggal penerbitan. Nama pada hasil tidak boleh diubah diam-diam hanya agar sama dengan paspor; perbedaan harus diketahui dan, bila perlu, diselesaikan melalui institusi penerbit.

Nama institusi dapat mempunyai terjemahan resmi yang digunakan sendiri oleh sekolah atau universitas. Jika tersedia, berikan situs, pedoman, atau dokumen dwibahasa institusi sebagai referensi. Penerjemah juga perlu membedakan nama resmi yang dipertahankan dari deskripsi jenis institusi yang diterjemahkan untuk membantu pembaca.

Mata kuliah, SKS, nilai, dan gelar tidak boleh dikonversi sembarangan

Terjemahan memindahkan informasi ke bahasa tujuan; terjemahan bukan evaluasi kredensial. Nama mata kuliah diterjemahkan secara konsisten, tetapi jumlah SKS tidak otomatis diubah menjadi credit hours, nilai tidak otomatis dikonversi ke GPA negara lain, dan gelar Indonesia tidak otomatis disetarakan dengan gelar luar negeri.

Bila penerima meminta course-by-course evaluation, konversi kredit, penyetaraan nilai, atau penentuan ekuivalensi gelar, pekerjaan tersebut harus dilakukan oleh lembaga atau otoritas yang mereka akui. Terjemahan menyediakan dokumen bahasa yang dibutuhkan untuk proses tersebut, bukan menggantikan keputusan evaluator.

• Pertahankan angka dan skala nilai sesuai sumber
• Jangan mengubah SKS menjadi kredit asing tanpa otoritas
• Bedakan terjemahan nama gelar dari penyetaraan gelar
• Sertakan legenda atau keterangan nilai bila tercetak
• Konfirmasikan istilah mata kuliah yang berulang di seluruh transkrip

Verifikasi ijazah berbeda dari penerjemahan

Kementerian menyediakan layanan PISN/SIVIL yang terhubung dengan PDDikti untuk memeriksa nomor ijazah pendidikan tinggi yang tercatat. Verifikasi tersebut berkaitan dengan data dan pelaporan pendidikan, sedangkan terjemahan berkaitan dengan penyajian isi dokumen dalam bahasa lain.

Terjemahan tersumpah tidak membuat ijazah yang belum tercatat menjadi terverifikasi. Jika nomor atau data tidak ditemukan, hubungi perguruan tinggi penerbit atau kanal resmi pendidikan tinggi. Untuk ijazah lama, tahun pelaporan, perubahan nama institusi, atau program tertentu, prosedur pemeriksaan dapat berbeda.

Amplop tersegel, salinan resmi, dan pengiriman langsung

Sebagian kampus atau evaluator meminta transkrip dikirim langsung oleh institusi, ditempatkan dalam amplop tersegel, atau diunggah melalui kanal khusus. Terjemahan yang Anda kirim sendiri belum tentu memenuhi ketentuan chain of custody tersebut meskipun isinya akurat.

Sebelum memesan, tanyakan siapa yang harus mengirim dokumen, apakah amplop boleh dibuka untuk penerjemahan, apakah salinan hasil harus ikut disegel, dan apakah penerima menerima softcopy. Jangan membuka amplop resmi hanya untuk membuat scan tanpa memastikan konsekuensinya.

Kapan ijazah perlu Apostille untuk kuliah atau bekerja?

Universitas, pemberi kerja, badan lisensi, evaluator, atau otoritas imigrasi dapat meminta Apostille agar tanda tangan, cap, jabatan, dan instansi pada ijazah atau transkrip dapat dikenali di negara tujuan. Apostille mengautentikasi asal formal dokumen; Apostille tidak menilai isi, mengonversi nilai, atau menyetarakan gelar. Karena itu, dokumen untuk kuliah atau bekerja tidak otomatis harus diapostille.

Minta penerima menyebutkan dokumen yang harus diautentikasi: ijazah asli, transkrip, salinan yang sudah disahkan, atau terjemahan. Pastikan juga negara penggunaan akhir, sebab jalur negara peserta Konvensi Apostille berbeda dari negara non-Apostille. Mengurus pengesahan sebelum objek dan negara tujuan jelas dapat menghasilkan proses yang tidak diperlukan atau dokumen yang tetap ditolak penerima.

Pengesahan kampus dilakukan lebih dahulu, tetapi langkah pendidikan tinggi bersifat kondisional

Untuk salinan ijazah atau transkrip, FAQ AHU menyatakan salinan perlu terlebih dahulu disahkan atau dilegalisasi oleh pejabat pada instansi penerbit atau oleh notaris. Surat Edaran LLDIKTI Wilayah III tanggal 20 Maret 2025 juga menegaskan bahwa pengesahan dokumen akademik untuk studi lanjut atau bekerja dilakukan oleh perguruan tinggi yang menerbitkan dokumen. Jadi, siapkan dokumen dari kampus asal dan minta pengesahan pejabat yang memang berwenang.

Legalisasi oleh Kementerian Pendidikan Tinggi atau LLDIKTI bukan langkah wajib untuk setiap ijazah. Menurut surat edaran tersebut, LLDIKTI menangani kondisi tertentu, antara lain ketika perguruan tinggi telah tutup; bila kampus berubah, pengesahan dilakukan oleh perguruan tinggi penerus atau perguruan tinggi baru. Persyaratan tambahan tetap dapat berlaku bila AHU atau penerima secara khusus memintanya, sehingga konfirmasi kasus Anda sebelum membayar atau mengirim berkas.

• Kampus aktif: minta pengesahan pada perguruan tinggi penerbit
• Kampus berubah: hubungi perguruan tinggi penerus atau perguruan tinggi baru
• Kampus tutup: hubungi LLDIKTI yang wilayah dan kewenangannya sesuai
• Data tidak ditemukan: periksa PDDikti/PISN dan minta arahan kampus atau LLDIKTI

Negara Apostille dan non-Apostille mengikuti jalur berbeda

Untuk dokumen yang akan digunakan di negara peserta Konvensi Apostille dan termasuk dalam cakupan layanan, ajukan melalui layanan Apostille Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum Kementerian Hukum. Masukkan nama penandatangan, jabatan, dan nama instansi persis seperti yang tercetak; untuk ijazah sekolah, FAQ AHU juga meminta nama sekolah ditulis lengkap pada kolom instansi. Unggah dokumen yang utuh dan terbaca.

Untuk negara non-Apostille, ikuti jalur legalisasi yang diminta negara tujuan. Panduan Kementerian Luar Negeri saat ini mengarahkan pemohon untuk memperoleh stiker legalisasi dari Kementerian Hukum, kemudian mengajukan legalisasi Kementerian Luar Negeri melalui layanan STEMPEL ASLI. Setelah itu, perwakilan negara tujuan di Indonesia dapat menjadi tahap berikutnya bila dipersyaratkan. Jangan menerapkan jalur ini pada negara Apostille tanpa alasan khusus dari penerima.

Cara mengurangi risiko permohonan dikembalikan atau ditolak

Permohonan AHU dapat ditolak bila data yang dimasukkan tidak sesuai dengan dokumen yang diunggah. Ketidakjelasan tanda tangan, jabatan, nama institusi, kualitas scan, atau status pejabat juga dapat menghambat verifikasi. Cocokkan setiap data dengan dokumen dan jangan menebak nama pejabat atau memperpendek nama sekolah dan kampus.

Urutan terjemahan dan pengesahan harus mengikuti instruksi penerima. Ada penerima yang meminta Apostille pada dokumen sumber lebih dahulu, ada yang meminta terjemahan tersumpah sebagai bagian paket, dan ada pula yang mempunyai kanal verifikasi kampus sendiri. Simpan persyaratan tertulis agar kampus, penerjemah, AHU, dan penerima menangani objek dokumen yang sama.

• Konfirmasi negara penggunaan akhir dan instansi penerima
• Tentukan ijazah, transkrip, salinan, atau terjemahan yang harus disahkan
• Legalisasi salinan pada kampus penerbit atau notaris
• Isi data penandatangan, jabatan, dan instansi persis seperti dokumen
• Gunakan scan berwarna, lengkap, dan terbaca
• Ikuti jalur Apostille atau non-Apostille yang sesuai
• Periksa kembali urutan terjemahan menurut petunjuk penerima

Biaya dan waktu ditentukan oleh paket sebenarnya

Jumlah halaman, kepadatan tabel, pasangan bahasa, keterbacaan, format transkrip, jumlah mata kuliah, cap dan catatan, kebutuhan hardcopy, serta tenggat memengaruhi estimasi. Satu ijazah tidak sama ruang lingkupnya dengan ijazah beserta transkrip empat halaman dan dokumen pendamping.

Kirim seluruh paket sejak awal agar istilah dan format dapat diperiksa bersama. Menambahkan transkrip atau lampiran setelah pekerjaan berjalan dapat mengubah biaya, waktu, dan konsistensi terminologi.

Alur pemeriksaan hingga hasil siap digunakan

Pemeriksaan dimulai dari scan dan persyaratan penerima. Setelah dokumen, bahasa, format hasil, tenggat, serta pengiriman jelas, biaya dan waktu dikonfirmasi. Pertanyaan mengenai ejaan nama, bagian buram, gelar, atau singkatan dibahas sebelum hasil diselesaikan.

Periksa kembali nama, nomor ijazah, institusi, program studi, mata kuliah, angka, nilai, tanggal, dan jumlah halaman pada hasil. Simpan salinan persyaratan penerima bersama dokumen agar paket yang dikirim tidak tertukar.

• Kirim seluruh paket dan checklist penerima
• Konfirmasi ruang lingkup, biaya, serta waktu
• Jawab klarifikasi identitas dan istilah
• Periksa data penting pada hasil
• Kirim sesuai kanal atau metode yang diwajibkan

Kesalahan yang paling sering menimbulkan pekerjaan ulang

Masalah umum meliputi transkrip yang tidak lengkap, nama yang berbeda dari paspor, istilah gelar yang dipaksakan menjadi ekuivalen asing, nilai yang dikonversi tanpa diminta, amplop resmi yang sudah dibuka, dan keterlambatan mengetahui bahwa dokumen harus dikirim langsung oleh institusi.

Hindari pula mengirim terjemahan sebelum mengetahui apakah penerima meminta ijazah, transkrip, atau keduanya. Pemeriksaan awal yang singkat biasanya lebih efisien daripada memperbaiki seluruh paket setelah tenggat mendekat.

• Hanya mengirim halaman pertama transkrip
• Memotong cap, tanda tangan, QR, atau legenda nilai
• Mengubah nama atau gelar tanpa dasar
• Menyamakan terjemahan dengan evaluasi kredensial
• Mengabaikan aturan amplop dan pengiriman langsung
• Mengurus apostille sebelum objeknya dikonfirmasi
• Memesan terlalu dekat dengan tenggat