Terjemahan Perjanjian, Surat Kuasa, dan Surat Keputusan untuk Keperluan Resmi

Perjanjian, Surat Kuasa, dan Surat Keputusan bukan dokumen yang sama

Perjanjian mengatur kesepakatan, hak, kewajiban, jangka waktu, dan akibat bagi dua pihak atau lebih. Surat Kuasa memberi kewenangan kepada seseorang atau badan untuk melakukan urusan tertentu atas nama pemberi kuasa. Surat Keputusan adalah keputusan dari pejabat atau organisasi yang berwenang mengenai suatu hal tertentu.

Ketiganya dapat diminta untuk visa, pekerjaan, transaksi perusahaan, pendirian badan, pengadilan, perbankan, atau administrasi luar negeri. Jangan memilih padanan bahasa hanya dari kata agreement, power of attorney, atau decree. Isi, penerbit, pihak yang menandatangani, dan fungsi dokumen harus diperiksa lebih dahulu.

• Perjanjian: kesepakatan dan kewajiban para pihak
• Surat Kuasa: kewenangan bertindak untuk pemberi kuasa
• Surat Keputusan: penetapan atau keputusan dari pejabat atau organisasi
• Akta notaris: dokumen yang dibuat atau disahkan dalam kewenangan notaris, bukan sekadar perjanjian biasa

Apa yang harus diperiksa dalam Perjanjian

Sebelum menerjemahkan agreement, contract, memorandum, atau perjanjian kerja, pastikan naskah yang dikirim adalah versi final. Periksa nama dan kapasitas para pihak, definisi istilah, ruang lingkup, harga atau imbalan, jadwal, jangka waktu, pemutusan, kerahasiaan, hukum yang berlaku, forum sengketa, serta seluruh lampiran.

Dalam praktik Indonesia, syarat sah perjanjian sering dirujuk pada Pasal 1320 KUHPerdata. Terjemahan tidak menggantikan pemeriksaan mengenai kesepakatan, kecakapan, objek, atau sebab perjanjian. Penerjemah juga tidak boleh memperbaiki keseimbangan klausul atau menambahkan akibat hukum yang tidak ada pada sumber.

• Versi, tanggal efektif, dan riwayat perubahan
• Nama badan, jabatan, dan dasar kewenangan penanda tangan
• Definisi istilah dan singkatan yang harus konsisten
• Lampiran, tabel harga, spesifikasi, dan jadwal
• Klausul hukum yang berlaku dan penyelesaian sengketa
• Halaman tanda tangan, saksi, notaris, atau legalisasi bila ada

Surat Kuasa memiliki batas kewenangan

Pemberian kuasa adalah perjanjian ketika satu pihak memberi kekuasaan kepada pihak lain untuk menyelenggarakan urusan atas nama pemberi kuasa. Karena itu, Surat Kuasa harus menyebut siapa pemberi dan penerima kuasa, tindakan apa yang boleh dilakukan, kepada siapa tindakan itu ditujukan, serta kapan kuasa mulai dan berakhir.

Surat Kuasa untuk mengambil Apostille, mengurus dokumen perusahaan, mewakili transaksi, atau hadir dalam forum tertentu tidak otomatis memberi kewenangan untuk menjual aset, menandatangani kontrak lain, atau melakukan tindakan di luar uraian. Terjemahan harus mempertahankan kata kerja, batas nominal, nomor dokumen, dan syarat pengakhiran secara tepat.

• Identitas dan kapasitas pemberi kuasa
• Identitas penerima kuasa dan bukti hubungan dengan badan bila diperlukan
• Ruang lingkup tindakan yang dikuasakan
• Batas waktu, wilayah, objek, dan nilai transaksi
• Kewenangan substitusi atau pelimpahan bila memang ada
• Pencabutan, berakhirnya kuasa, tanda tangan, saksi, atau notaris

Surat Keputusan perlu dibaca bersama penerbit dan dasar kewenangannya

Surat Keputusan dapat diterbitkan oleh kementerian, pemerintah daerah, kampus, perusahaan, organisasi, atau pejabat tertentu. Istilah Inggrisnya dapat berubah menurut fungsi, misalnya decision, decree, appointment decision, employment decision, approval, atau resolution. Satu padanan tidak cocok untuk semua Surat Keputusan.

Cantumkan judul dokumen, nomor, tanggal, pejabat penetap, konsiderans, dasar hukum, diktum, lampiran, dan tanggal berlaku. Untuk keputusan pemerintahan, jangan mengubahnya menjadi kontrak atau surat persetujuan pribadi. Untuk keputusan perusahaan, periksa apakah dokumen itu sebenarnya keputusan direksi, keputusan pemegang saham, atau resolusi badan.

• Nama dan jabatan pejabat penetap
• Nomor, tanggal, dan tanggal mulai berlaku
• Konsiderans dan dasar hukum
• Diktum atau keputusan yang ditetapkan
• Lampiran, daftar nama, jabatan, atau nilai
• Cap, tanda tangan, QR, dan mekanisme verifikasi

Terjemahan tidak sama dengan legal review atau penyusunan dokumen

Penerjemah mengalihkan isi dokumen final ke bahasa tujuan dan menjaga struktur, nomor, nama, serta istilahnya. Penerjemah tidak menyusun klausul baru, memilih hukum yang paling menguntungkan, memberi pendapat tentang peluang sengketa, atau menjamin dokumen diterima oleh semua instansi.

Jika sumber masih berupa draf, mintalah notaris, advokat, konsultan pajak, pejabat perusahaan, atau instansi penerima menyelesaikan substansinya lebih dahulu. Setelah perubahan berhenti, kirim versi final dan lampiran yang benar agar terjemahan tidak dibuat ulang.

Apostille dan legalisasi bergantung pada dokumen sumber

Apostille Indonesia memverifikasi kesesuaian tanda tangan pejabat, cap atau segel, nama pejabat, jabatan, dan instansi penerbit pada dokumen publik. Apostille bukan pemeriksaan isi perjanjian, bukan pengesahan bahwa penerima kuasa pasti berwenang, dan bukan jaminan bahwa negara tujuan menerima semua klausul.

Perjanjian atau Surat Kuasa yang ditandatangani pribadi dapat memerlukan notaris atau tindakan pejabat terlebih dahulu, bergantung pada negara dan permintaan penerima. Surat Keputusan dari instansi publik dapat memiliki jalur verifikasi berbeda dari keputusan perusahaan. Konfirmasikan apakah yang harus disahkan adalah dokumen sumber, tanda tangan notaris, terjemahan, atau beberapa dokumen sekaligus.

• Tentukan negara dan instansi penerima
• Identifikasi dokumen publik dan pejabat penandatangan
• Pastikan tanda tangan serta cap dapat diverifikasi
• Periksa apakah diperlukan notaris atau legalisasi awal
• Pisahkan biaya terjemahan dari biaya pengesahan dan kurir

Kirim PDF asli dan seluruh halaman

Gunakan PDF asli yang diunduh dari sistem resmi atau scan berwarna yang lengkap. Tangkapan layar dapat menghilangkan nomor halaman, metadata, tanda tangan elektronik, QR, atau lampiran. Untuk dokumen dengan tanda tangan elektronik, jangan mencetak lalu memindai ulang jika penerima masih memerlukan validasi digital.

Kirim versi, lampiran, halaman tanda tangan, dan dokumen pembanding dalam satu paket. Beri nama file berdasarkan judul dan tanggal agar perjanjian, Surat Kuasa, dan Surat Keputusan tidak tertukar.

• PDF asli atau scan lengkap dan tidak terpotong
• Lampiran, addendum, dan halaman tanda tangan
• Negara, kota, dan instansi penerima
• Bahasa sumber dan bahasa tujuan
• Tenggat serta kebutuhan softcopy atau hardcopy
• Kebutuhan Apostille, legalisasi, atau notaris

Alur kerja yang mengurangi risiko penolakan

Mulailah dari checklist penerima. Bedakan pekerjaan penerjemahan dari penyusunan, notaris, legalisasi, Apostille, dan pengiriman. Setelah dokumen final diperiksa, penerjemah dapat menghitung halaman, tabel, terminologi, format, serta tenggat dengan dasar yang jelas.

Sebelum mengajukan dokumen, cocokkan kembali nama, jabatan, nomor, tanggal, pihak, ruang lingkup kuasa, nilai, dan lampiran. Koreksi pada sumber harus diselesaikan oleh penerbit atau para pihak, bukan disamarkan dalam terjemahan.

• Minta checklist tertulis dari penerima
• Finalkan naskah dan tanda tangan
• Periksa kapasitas serta kewenangan penanda tangan
• Kirim PDF dan lampiran lengkap
• Konfirmasikan jalur pengesahan
• Periksa hasil terjemahan sebelum pengajuan