Apostille adalah solusi praktis untuk legalisasi dokumen Indonesia di luar negeri. Tapi ada satu syarat penting yang sering dilupakan: apostille hanya berlaku untuk negara yang menjadi anggota Konvensi Den Haag 1961. Jika dokumen Anda akan digunakan di negara non-anggota — seperti Tiongkok daratan, Uni Emirat Arab, Arab Saudi, Kuwait, atau Qatar — sertifikat apostille tidak akan diakui. Lalu apa solusinya?
Artikel ini akan membahas mengapa beberapa negara tidak menerima apostille, daftar negara non-konvensi yang paling sering jadi tujuan WNI, dan prosedur legalisasi alternatif yang harus Anda tempuh.
Apa Itu Konvensi Apostille dan Siapa Anggotanya?
Konvensi Apostille (resminya: Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents) adalah perjanjian internasional yang ditandatangani di Den Haag pada 5 Oktober 1961. Tujuannya menyederhanakan legalisasi dokumen lintas negara dengan satu sertifikat tunggal: apostille.
Saat ini lebih dari 120 negara menjadi anggota — termasuk seluruh Uni Eropa, Amerika Serikat, Inggris, Australia, Jepang, Korea Selatan, India, Filipina, Singapura, dan Indonesia (sejak 4 Juni 2022). Untuk negara-negara ini, satu sertifikat apostille dari Kemenkumham sudah cukup.
Negara Non-Konvensi yang Sering Jadi Tujuan WNI
Berikut beberapa negara yang tidak menerima apostille dan harus melalui legalisasi konvensional:
- Republik Rakyat Tiongkok (kecuali Hong Kong dan Makau yang sudah jadi anggota) — destinasi populer untuk bisnis, kerja, dan studi
- Uni Emirat Arab (UEA) — Dubai dan Abu Dhabi, banyak WNI bekerja di sektor migas, hospitality, dan kesehatan
- Arab Saudi — haji, umrah, kerja sebagai TKI, ibadah jangka panjang
- Kuwait, Qatar, Bahrain — pasar kerja sektor migas dan domestik
- Malaysia — meski tetangga dekat, belum jadi anggota konvensi (sebagian dokumen bisa lewat jalur lain)
- Pakistan, Bangladesh, Sri Lanka — sebagian besar belum jadi anggota
- Mesir, Yordania, Lebanon — tujuan studi keagamaan dan pekerjaan
- Iran, Irak, Suriah — tujuan studi atau ziarah
Untuk negara-negara ini, jalur apostille via apostille.ahu.go.id tidak berlaku. Anda harus melalui prosedur legalisasi berlapis yang dikenal dengan istilah attestation atau consular legalization.
Prosedur Legalisasi Alternatif: 4 Tahap Berlapis
Tahap 1: Terjemahan Tersumpah
Jika dokumen asli berbahasa Indonesia, Anda harus menerjemahkannya ke bahasa negara tujuan (atau Inggris jika diterima) melalui penerjemah tersumpah yang dilantik Kemenkumham. Untuk negara Arab, terjemahan ke bahasa Arab oleh penerjemah tersumpah bahasa Arab sangat disarankan agar dokumen langsung diakui di otoritas setempat.
Lihat layanan kami untuk bahasa-bahasa Timur Tengah di Penerjemah Tersumpah Bahasa Arab.
Tahap 2: Legalisasi Notaris (Jika Diperlukan)
Beberapa dokumen — terutama akta yang sudah lama, fotokopi yang ingin dilegalisir, atau dokumen swasta — perlu dilegalisir terlebih dulu oleh notaris. Cap notaris menyatakan bahwa dokumen tersebut benar atau salinannya sesuai dengan aslinya.
Tahap 3: Legalisasi Kemenkumham
Dokumen yang sudah diterjemahkan (dan jika perlu dilegalisir notaris) kemudian diajukan ke Ditjen AHU Kemenkumham via portal legalisasi.ahu.go.id. Proses ini mirip apostille — verifikasi tanda tangan dan cap pejabat — tapi outputnya adalah stiker legalisasi, bukan sertifikat apostille. Biaya PNBP sekitar Rp25.000–Rp100.000 per dokumen.
Untuk detail prosedurnya, baca Syarat dan Prosedur Legalisasi Kemenkumham.
Tahap 4: Legalisasi Kemenlu
Setelah Kemenkumham, dokumen lanjut ke Kementerian Luar Negeri (Direktorat Konsuler) di Jalan Pejambon, Jakarta Pusat. Sekarang prosesnya bisa diajukan online via aplikasi Legalisir Online Kemenlu. Output: stiker legalisasi Kemenlu. Tarif PNBP Rp25.000 per dokumen.
Tahap 5: Legalisasi Kedutaan Negara Tujuan
Tahap terakhir dan paling bervariasi: legalisasi di kedutaan/konsulat negara tujuan di Jakarta. Setiap kedutaan punya prosedur, biaya, dan jadwal sendiri. Beberapa contoh:
- Kedutaan UEA — biaya sekitar Rp700.000–Rp1.500.000 per dokumen, proses 3–7 hari kerja
- Kedutaan Arab Saudi — biaya Rp300.000–Rp600.000, sering minta dokumen sudah dilegalisir Kemenag untuk dokumen pernikahan
- Kedutaan Tiongkok — biaya Rp400.000–Rp1.200.000, proses 4–10 hari kerja
- Kedutaan Kuwait/Qatar — mirip UEA, dengan tambahan attestation di Kedutaan Indonesia di negara tujuan
Total Waktu dan Biaya Realistis
Berbeda dengan apostille yang selesai 7–14 hari kerja, jalur legalisasi konvensional jauh lebih lama dan mahal. Estimasi total: terjemahan tersumpah 2–5 hari kerja; legalisasi notaris 1–2 hari; legalisasi Kemenkumham 5–10 hari kerja; legalisasi Kemenlu 3–7 hari kerja; legalisasi kedutaan 3–10 hari kerja. Total realistis: 3–6 minggu, dengan biaya akumulatif Rp1.500.000–Rp4.000.000 per dokumen tergantung negara tujuan.
Bagaimana dengan Tiongkok Setelah November 2023?
Ada pengecualian penting: Republik Rakyat Tiongkok bergabung dengan Konvensi Apostille pada 7 November 2023. Artinya, dokumen Indonesia untuk digunakan di RRT sekarang sudah bisa diapostille (tidak perlu lagi legalisasi berlapis lewat Kedutaan Tiongkok). Tapi karena prosedur internal RRT masih dalam transisi, sebaiknya konfirmasi ke institusi penerima dokumen di Tiongkok apakah mereka menerima apostille atau masih meminta legalisasi konsuler model lama.
Hong Kong dan Makau sebagai Special Administrative Region sudah jadi anggota lebih lama — apostille berlaku penuh di sana.
Tips Mengurus Legalisasi untuk Negara Non-Konvensi
- Konfirmasi dulu ke institusi penerima di luar negeri — dokumen yang sebenarnya dibutuhkan, bahasa terjemahan, dan apakah ada format khusus
- Cek website kedutaan negara tujuan untuk persyaratan terbaru — sering berubah, terutama soal biaya dan dokumen pendukung
- Gunakan penerjemah tersumpah resmi — jika terjemahan ditolak di kedutaan, semua tahap sebelumnya percuma
- Siapkan dokumen pendukung: KTP, paspor, surat kuasa jika diwakilkan, salary certificate untuk attestation tenaga kerja
- Beri jeda waktu minimal 2 bulan sebelum dokumen harus digunakan di luar negeri
- Pertimbangkan jasa pengurusan jika tidak punya waktu mondar-mandir Kemenkumham–Kemenlu–kedutaan
Apakah Bisa Lewati Beberapa Tahap?
Tidak. Tiap kedutaan menolak dokumen yang belum melalui Kemenkumham dan Kemenlu. Mereka mengecek stiker legalisasi sebelumnya sebagai syarat verifikasi. Tidak ada jalan pintas — hanya jasa pengurusan profesional yang bisa mempercepat antrean dan menghindari kesalahan administratif.
Layanan Terjemahan Tersumpah untuk Legalisasi Non-Apostille
Sebagai penerjemah tersumpah resmi Kemenkumham, PT Indo Lingua Translocalize (Moch Hikmat Gumilar) menyediakan terjemahan tersumpah ke bahasa Inggris, Arab, dan Mandarin untuk dokumen yang akan dilegalisasi ke negara non-konvensi: UEA, Arab Saudi, Kuwait, Qatar, dan lainnya. Hasil terjemahan kami diakui Kemenkumham, Kemenlu, dan kedutaan asing di Jakarta.
Pesan online lewat pemesanan.penerjemah-id.com atau konsultasi gratis tentang dokumen Anda. Kami juga bisa memberikan rekomendasi alur legalisasi tercepat sesuai negara tujuan dokumen Anda.